Projektterminplan in Konstruktion und Entwicklung
Vereinfachtes Beispiel: Entwicklung einer komplexen Baugruppe
Eine komplexe Baugruppe könnte 20 bis 50 Einzelteile enthalten. Jedes der Teile muss zum Serienstart vollständig validiert und erprobt sein. An der Konstruktion müssen daher viele Personen koordiniert zusammenarbeiten.
Erst nach Abschluss der Definitionsphase sind die ersten Konstruktionsphasen für A- und B-Muster sinnvoll. In diesen beiden Musterphasen kann viel zeitlich parallel konstruiert werden, sofern laufende Abstimmungen zwischen den Mitarbeitern stattfinden. Die C-Musterphase sollte frühestens während der B-Muster-Erprobung beginnen. Änderungen, die spät in der C-Musterphase veranlasst werden, können sehr teuer werden und den Serienanlauf gefährden.
Mit dem Projektterminplan kann der zeitliche Ablauf von einzelnen Arbeitsschritten, Aktivitäten und Meilensteinen komplett vorausgeplant werden. Um eine möglichst kurze Projektlaufzeit zu erreichen, sollten Teilprozesse – wann immer möglich – zeitlich parallel verlaufen. Bestimmte Schritte müssen allerdings nacheinander durchgeführt werden.
Anpassungen in der Zeitplanung
Im Verlauf des Projektes werden sich immer wieder Abweichungen von der ursprünglichen Planung ergeben. Diese sollten zeitnah in den Gesamtplan eingearbeitet und laufend mit den nachfolgenden Schritten abgeglichen werden. So können Ressourcen angepasst und zeitliche Verschiebungen sinnvoll ausgeglichen werden.
Teilschritte sollten niemals am Limit sondern realistisch geplant werden. Bei kleineren Verschiebungen riskiert der Projektleiter sonst einen Stau, der immer schwieriger auszugleichen ist, je weiter das Projekt voranschreitet. Die laufende Einarbeitung von Abweichungen ist eine Voraussetzung für zuverlässige Projektsteuerung.
Mit Transparenz durch den Projektverlauf
Im Projektverlauf wird immer Unvorhergesehenes passieren. Jederzeit kann sich die Zusammensetzung des Projektteams durch Personalwechsel verändern. Die geplante Kostenstruktur oder der Markt / Kunde für ein geplantes Produkt kann verändert werden.
Alle Veränderungen sollten im Projektterminplan während des Projektes für alle Projektmitarbeiter transparent gemacht werden. Auf die Weise kann jedes Teammitglied die eigenen Aktivitäten mit Blick auf den angepassten Status und das Projektziel anpassen.
Ein Vergleich
Der Projektterminplan ist wie ein Bus-Fahrplan für alle Beteiligten im Projekt. Nur wer mit „seinem Arbeitspaket“ zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle steht, kann ohne Wartezeit mitgenommen werden. Änderungen der Abfahrtzeiten müssen frühzeitig bekannt sein.
Fazit
Der Projektterminplan ist Planungstool und Dokumentation. Er begleitet ein Projekt vom Anfang bis zum Ende, und das kann je nach Projektart von Wochen bis zu Jahren dauern. In manchen Projekten wechseln die Mitarbeiter mehrmals im Projektverlauf und so kann ein Projektteam am Ende komplett ausgewechselt sein.
Mit dem Projektterminplan kann der Projektleiter Transparenz schaffen und damit den Überblick für alle Teammitglieder. Die Projektleitung und die übergeordneten Auftraggeber haben gerade bei umfangreichen Projekten nur mit einem aktuellen Projektterminplan eine gute Übersicht über den tatsächlichen Stand und den Projektfortschritt.
Ein Projekt lebt auch vom Team und jedes einzelne Teammitglied kann zum Gelingen eines Projektes beitragen, wenn Überblick über den jeweils aktuellen Status, über Abläufe, Teilziele und Zusammenhänge vorhanden ist.
Der Lerneffekt aus dokumentierten Projekten ist enorm für Folgeprojekte und wertvoll für jeden Projektleiter.